太原市人民政府办公厅转发市法制办市档案局关于太原市行政复议案件档案管理规定的通知
山西省太原市人民政府办公厅
太原市人民政府办公厅转发市法制办市档案局关于太原市行政复议案件档案管理规定的通知
并政办发〔2009〕84号
各县（市、区）人民政府，市直各委、局、办，各有关单位：
市法制办、市档案局关于《太原市行政复议案件档案管理规定》已经市政府领导同意，现转发给你们，请按照执行。
二○○九年八月十七日
太原市行政复议案件档案管理规定
市政府法制办 市档案局
第一章 总 则
第一条 为加强行政复议案件档案科学管理，实现行政复议案件材料立卷归档和档案管理标准化、规范化，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国行政复议法》等有关法律法规，结合本市实际，制定本规定。
第二条 本规定所称行政复议案件档案是指行政复议机关或行政复议机构在办理行政复议案件时，从申请人提出申请时起至行政复议机构受理、审查到结案等活动中直接形成的以文字、图表、声像、电函等形式表现的历史记录。
第三条 本市各级行政复议机关及具体办理行政复议事项的行政复议机构应按本规定做好行政复议案件材料立卷归档管理工作。
第四条 行政复议机关或行政复议机构应指定专人负责行政复议案件档案管理，并纳入岗位责任制内容，确保行政复议案件档案完整、安全，并积极提供利用。
第五条 行政复议机关应遵循档案集中统一管理原则，将行政复议案件档案列入综合档案室管理范围，统一编号，按年度每案立专卷、一案一号方法进行整理，并依照文件材料形成规律，保持文件材料之间的有机联系。跨年度行政复议案件在结案年立卷归档。
第六条 各类行政复议案件法律文书统一使用国际标准A4型纸打印，需要手写的，书写文字应用碳素墨水、蓝黑墨水或墨汁，字体要求整齐清晰。
第二章 文件材料收集整理
第七条 行政复议案件文书立卷归档工作由案件承办人员具体负责，案件受理后即开始收集、整理与本案有关的证据、依据和相关材料；案件办结后认真检查文书材料是否收集齐全，不完整及时补齐或采取补救措施，剔除与本案无关的文书材料。行政复议机构负责人为立卷审核人。档案人员指导行政复议案件材料的整理并承担档案保管、利用工作。
第八条 立卷归档的行政复议案件材料只留存一份原件为正本，多余的文书材料可另立一卷为副本。副本按正本收录的文书材料立卷，缺者可复印补足。
第九条 立卷的文书材料、声像材料应分别整理。密不可分的文书材料依顺排列在一起，文电合一立卷，排列时批复在前、请示在后，正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后，转发件在前、原件在后；内容相同的文书材料只存一份，特殊情况除外。
声像材料应用文字标出摄像或录音对象、时间、地点、中心内容和制作人等，按时间顺序登记造册。 归档物证凡能够附卷保存的应装入证物袋，标明物证名称、数量、特征、来源；不能附卷保存的，应将其照片附卷，并在备考表上注明物证名称、规格、特征、保管地点等。
第十条 由行政复议机关向人民法院申请执行的案件材料可与原行政复议案卷合并立卷归档。
第十一条 没有参考价值的信封、工作材料，内容相同的重复文书材料，法律、法规、规章及规范性文件的复制件和与行政复议案件无关的其他文书材料不属于归档范围，由案件承办人依照档案管理和保密规定自行销毁或保存。
第十二条 行政复议案件文书材料按档案管理要求和法定办案程序形成的文书材料依顺序排列，行政复议机构认为前款规定以外的其他行政复议案件材料需要入卷的，按逻辑顺序适当确定编排位置。
第三章 卷内文书材料编目和装订
第十三条 卷内文书材料按排列顺序依次用阿拉伯数码编写页号，用铅笔标注于有文字的每页材料正面右上角、背面左上角。封面、卷内目录、封底不编页号。
第十四条 卷内目录按行政复议案件文书材料排列顺序逐件填写。
第十五条 《备考表》印制在案卷封底上。有卷内文书材料情况说明的，逐项填写在《备考表》内；无情况说明，也应填写立卷人、审核人姓名及立卷时间。
第十六条 案卷封面按规定逐项填写。行政复议机关是政府部门的，注明本部门名称。案由用简明、准确的法律术语填写。申请人、被申请人、第三人应注明全称。行政复议请求、结果、日期根据案件实际简要填写。
第十七条 案卷封面、卷内目录应用钢笔或毛笔按规定项目逐项填写齐全或用计算机打印。字迹要求规范、工整、清晰，打印编排须符合规范要求。
第十八条 案卷装订前应做好下列工作：
(一)对破损或字迹模糊的文书材料进行修补或复制，复制件置于原件前面；
(二)大于A4标准规格的纸张应折叠，小于A4标准规格的纸张应托裱；
(三)案卷装订不得压住字迹或图画；
(四)需要附卷保存的信封，应打开展平加贴衬纸，邮票不得撕揭；
(五)外文及少数民族文字材料应附标准汉语译文；
(六)文书材料上的金属物必须剔除，以防锈蚀。
第十九条 案卷厚度以每卷不超过15毫米为准，材料过多的，应当按顺序分册装订。
第二十条 案卷采用三孔一线左侧装订，装钉线长度约160毫米，在卷底装订线结扣处粘贴封志。装订时不得把文字压在线内。
第四章 档案保管期限
第二十一条 行政复议案件档案保管期限规定为永久、定期两种。凡具有长远查考和利用价值的行政复议案件档案，应永久保管；凡在较长时期内具有查考和利用价值的行政复议案件档案，视其重要程度分20或5年定期保管。
第二十二条 下列行政复议案件档案应永久保管
(一)与自然资源使用权、所有权有关的；
(二)涉及农村土地、林权承包、流转的；
(三)涉及民族、宗教内容的；
(四)涉及企业经营权、股权及企业兼并、分立、改制、上市、各类民事主体重大不动产投资的；
(五）重要组织撤销、变更、设立、改组等事宜和其他与财产权、身份权有关的；
(六)在本地区、本部门有重大影响的；
(七)重大涉外行政复议案件；
(八)具有代表性、典型性和研究讨论价值的；
(九)案情或案由为新类型或就该案的法律适用、事实认定问题有重大争议及对该案的法律适用或解释、事实认定问题请示过上级行政复议机关、有权机关的；
(十)其他需要永久保管的行政复议案件档案。
第二十三条 下列行政复议案件档案应定期保管
(一)时效性短、影响面小、利益冲突小的行政复议案件档案（包括不服轻微行政处罚、不服轻微行政强制措施、未造成重大损害后果的行政不作为、其他适用于短期保管的档案），保管期限为5年。
(二)不适用永久保管或5年期保管条件的其他行政复议案件档案，保管期限为20年。
第二十四条 行政复议案件档案保管期限从行政复议案件办结或终止行政复议后下一年起算。
第五章 归档和移交
第二十五条 行政复议案件结案后10日内，案件承办人应及时对案件全部材料进行整理、装订立卷；结案后15日内向本单位档案管理人员移交。
第二十六条 随卷归档的声像材料应在每盘(张)材料上注明当事人姓名、事由、档案编号、参见号、录(摄)制人、录(摄)制时间等，逐盘(张)登记造册归档，单独存放保管，并根据保管期限定期复制。
第二十七条 纸张类行政复议案件证物应装订入卷，不能附卷保存的应拍摄成照片并附卷，原物按有关规定经领导审批后处理。
第二十八条 卷内文书材料涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的，应列为密卷，归档时在案卷封面右上角加盖密级章。密级的确定、变更、解密依照《中华人民共和国保密法》及其实施办法规定办理。 第二十九条 案卷号从“1”开始，按结案时间顺序编制。档案管理人应当按归档顺序及时填写档案案卷号。案卷目录按保管期限分类填写，并分类编排。
保管期限代码分别用“I、Ⅱ、Ⅲ”表示永久、20年、5年保管期限。保管期限代码与案卷号的组合方式为：“保管期限代码—案卷号”。
第三十条 移交档案应由移交人与接收人进行验收登记，签名并注明日期。
第六章 查阅和保护
第三十一条 行政复议案件档案一般不外借。行政复议机关（机构）工作人员因工作需要可以查阅档案。查阅档案应办理查阅手续，当场查阅，当场归还。确需外借的，由单位分管领导签字批准后办理借出手续，并规定调借期限。
第三十二条 上级机关、司法机关需要调阅档案的，应当支持。由行政复议机关安排相关工作人员向本机关行政复议机构档案保管员办理借出手续，送需要调阅的机关，并负责与调阅机关联系归还档案。 第三十三条 查阅、调阅列为秘密以上密级的档案必须经行政复议机构负责人签字同意。
第三十四条 查阅人不得自行复制所查阅档案材料或转借他人。
第三十五条 借阅行政复议案件档案严禁涂改、圈划、抽换、批注、污损和折皱，档案管理人员如发现上述情况，应报告主管领导按规定追究借阅人责任。
第三十六条 经批准抄录、复制、复印的档案材料由复议机构核对无误后，加盖行政复议机关或行政复议机关行政复议专用印章，与档案原件具有同等效力。
第三十七条 档案保管部门及保管人员违反保密制度，泄露党和国家机密及公民个人隐私的，依法追究法律责任。
第七章 附则
第三十八条 行政应诉案件文书立卷归档可参照本规定办理。
各级人民政府及其部门和行政执法组织应依据档案管理法律、法规和本规定，结合本单位实际情况，建立健全行政复议和行政应诉档案管理制度。
第三十九条 本办法由市政府法制办、市档案局负责解
印发中山市行政机关行政应诉工作规则的通知
广东省中山市人民政府
印发中山市行政机关行政应诉工作规则的通知
中府〔2007〕23号
火炬区管委会，各镇政府、区办事处，市属有关单位：
现将《中山市行政机关行政应诉工作规划》印发给你们，请贯彻执行。
中山市人民政府
二○○七年二月十四日
中山市行政机关行政应诉工作规则
第一条 为规范我市行政应诉工作，促进行政机关依法行政，根据《中华人民共和国行政诉讼法》等有关法律规定，参照《广东省人民政府行政应诉工作规则（试行）》，结合我市实际，制定本规则。
第二条 本办法适用于我市各级政府、市属各职能部门，法律法规授予行使行政职权的组织（以下统称行政机关）的行政应诉工作。
第三条 市法制局统一协调、指导和监督全市行政机关行政应诉工作。
市政府的行政诉讼案件由市法制局具体承办。在承办市政府行政诉讼案件时涉及其他行政机关的，有关行政机关应予协助。
其他行政机关的行政诉讼案件由本机关的法制工作机构负责办理，相关业务工作机构予以协助，并提供案件涉及的事实、证据和理由等相关材料。
未设立法制工作机构的行政机关，由该机关兼管法制工作的机构承担行政应诉的具体工作。
第四条 行政机关对人民法院通知应诉的行政诉讼案件，应当出庭应诉。
第五条 当事人对行政机关的具体行政行为不服，直接向人民法院提起的行政诉讼，由作出具体行政行为的行政机关应诉。
经行政复议，行政复议机关决定维持原具体行政行为，当事人不服该行政复议决定提起的行政诉讼，由作出原具体行政行为的行政机关应诉。
经行政复议，行政复议机关决定改变原具体行政行为，当事人不服该行政复议决定提起的行政诉讼，由作出改变原具体行政行为的复议机关应诉。
第六条 行政机关法制机构承担行政应诉工作，具体履行下列职责：
（一）办理有关应诉手续；
（二）调阅案件的案卷资料并予以审查；
（三）收集作出具体行政行为的依据和证据材料，认真研究并鉴别、筛选须提交的证据材料和依据；
（四）撰写答辩状、代理词等材料；
（五）对被诉的具体行政行为向本机关行政首长提出停止执行以及自行变更、撤销或者部分撤销的建议；
（六）参与诉讼，出庭应诉；
（七）负责行政应诉案件材料的立卷归档；
（八）法律、法规和规章规定的其他职责。
第七条 行政机关接到人民法院送达的行政应诉通知书和起诉状副本后，应当立即交由法制工作机构对案件的有关情况进行审查。法制工作机构发现有下列情形之一的，应当及时报告行政机关首长决定，由行政机关向人民法院提出异议：
（一）属于行政复议前置，但未经行政复议的；
（二）依法由行政机关作出最终裁决的；
（三）不属于人民法院受案范围的；（四）不属于受诉人民法院管辖的；（五）原告不具备诉讼主体资格的；（六）起诉超过法定期限的；（七）其他不符合法律规定的。
第八条 行政机关必须在接到起诉状副本之日起10日内将答辩状、案件证据材料、作出具体行政行为的依据、行政机关法定代表人身份证明、授权委托书等有关材料提交人民法院。
法制工作机构应将代拟好的行政诉讼答辩状报本行政机关法定代表人审批。
授权委托书应当载明案号、委托代理人、委托权限，并由法定代表人签字和加盖单位印章。
第九条 有下列情况之一的，镇政府、市属各职能部门和法律法规授予行使行政职权的组织的法定代表人应当履行出庭应诉职责。
（一）诉请行政机关履行法定职责的案件；
（二）案情复杂，对本单位行政执法活动将产生重大影响的案件；
（三）在本市范围有重大影响的案件。
第十条 行政机关法定代表人委托诉讼代理人代为诉讼的，必须向人民法院提交由其签名并盖章的授权委托书。授权委托书应当详细载明委托事项和权限。
行政机关变更诉讼代理人或其权限的，应当及时书面告知人民法院。
对需要委托律师出庭代理行政诉讼案件的，可由市人民政府法律顾问室协调。委托权限仅限于一般代理，同时必须有本机关工作人员参加诉讼活动。
第十一条 行政机关根据行政应诉的需要，可决定委托代理人代理下列权限中的一项或者几项：
（一）出庭参加诉讼活动；
（二）承认全部或者部分诉讼请求；
（三）同意全部或者部分赔偿并进行和解；
（四）上诉或者申请撤回上诉；
（五）申请执行；
（六）其他需要委托的事项。
第十二条 委托代理人必须严格履行职责，在委托权限范围内进行诉讼活动。
委托代理人在诉讼过程中，应当主动、及时与市人民政府法律顾问室联系，反映诉讼过程中的情况和问题。
第十三条 应诉人员应当按照人民法院的通知，准时到达指定地点出庭参加庭审活动。确因特殊情况不能按时出庭的，必须在开庭之前向人民法院提交书面申请。
对证据可能灭失，或者以后难以取得的，应当及时向人民法院申请证据保全。
第十四条 应诉人员可以根据有关规定到人民法院查阅案卷材料，认真做好阅卷笔录。对案内有涉及国家秘密、商业秘密或者个人隐私的，应当向人民法院申请不公开审理。
第十五条 在诉讼期间，应诉人员如发现原具体行政行为违法或者不当的，应及时提请本机关行政首长作出撤销、变更或者停止执行原具体行政行为。撤销、变更或者停止执行的决定一经作出，应及时通知人民法院、原告和有关当事人。
第十六条 在诉讼期间，对人民法院裁定停止执行原具体行政行为，而行政机关认为人民法院的裁定不当的，应依法向人民法院提出。
第十七条 行政机关认为人民法院作出的一审判决认定事实有错误，适用法律不当或者程序不合法，有上诉必要的，应在上诉期限内提出上诉。
第十八条对人民法院已经发生法律效力的判决、裁定，行政机关认为确有错误的，应当向原审人民法院或者上一级人民法院提出申诉，也可以申请人民检察院抗诉。
第十九条 行政机关必须履行已经发生法律效力的判决、裁定。对人民法院发生法律效力的判决或者裁定，当事人拒绝履行的，行政机关应当在法定期限内依法申请强制执行。
第二十条 行政机关行政应诉工作为市政府对其进行依法行政考核的重要内容。对人民法院作出判决或者裁定的行政案件，应诉行政机关应当在判决或者裁定送达后的15日内，将结案报告及与判决或者裁定报市法制局备案，结案报告应当载明下列主要内容：
（一）行政机关与相对人争议的事实及理由；
（二）人民法院审理的主要过程；（三）判决或者裁定的结果；
（四）提出相应的工作建议、意见和措施；
（五）其他需要说明的事项。
第二十一条 行政机关应于每年6月30日前和12月31日前将本机关的行政诉讼工作报市法制局。由市法制局汇总全市行政机关应诉工作情况后向市政府报告。
第二十二条 本规定由市法制局负责解释。
第二十三条 本规则自发布之日起施行。
中山市人民政府政报 第86期