邮电建设工程项目档案资料管理办法

邮电部

邮电建设工程项目档案资料管理办法
1995年6月23日，邮电部

第一章总则
第一条为加强邮电建设工程项目档案资料管理工作，促进建设工程项目档案管理工作的科学化、制度化、规范化，确保建设工程项目档案资料的齐全、完整、准确、系统、安全，符合归档要求，充分发挥档案资料在工程建设、生产管理、设施维护及改建、扩建中的作用，保障邮电通信建设持续、快速、健康的发展，特制定本办法。
第二条邮电建设工程项目档案是指从建设工程项目的提出、立项、审批、勘测设计、施工、到竣工投产（使用）的全过程中形成的应当归档保存的各种形式与载体的文件材料。
第三条邮电建设工程项目档案资料管理是邮电工程管理工作的重要组成部分，是维护邮电建设历史真实面貌的一项重要工作。各级邮电管理部门必须重视和加强对工程建设档案工作的领导，维护邮电建设档案的完整、准确，确保档案资料的安全和提供有效利用。
第四条邮电建设工程项目档案资料管理工作实行统一领导分级负责的原则，形成以邮电部为中心，各省（自治区、直辖市）邮电管理局为骨干，地（市）、县邮电局及其他邮电企、事业单位为基础的管理网络，保证邮电建设工程项目档案资料的收集、保管和利用。
第五条本办法适用于邮电系统所有固定资产投资项目所产生档案资料的综合管理工作。

第二章组织分工与职责
第六条建设单位应确定一位领导主管工程档案工作，检查、研究、解决建设工程项目档案管理工作中存在的问题。凡建设工程项目，必须设置档案室或专（兼）职档案员，负责项目档案的收集、整理及项目建设中档案资料的保管和利用，凡兼职档案员要以此项工作为主。
第七条建设单位的档案部门要掌握本单位建设工程项目计划，并对所辖范围建设工程项目档案工作进行业务指导、监督、检查。
第八条建设单位应从工程立项开始，就把档案资料管理工作纳入建设管理工作计划、纳入建设工作程序、纳入工程管理部门职责范围和技术人员岗位责任制。使文件材料的形成、积累、更改、立卷、归档与工程建设同步。
第九条工程管理部门应为档案资料保管和提供利用配备必要的设备。
第十条建设单位在与施工、安装、设备供应等单位签定的合同中，应将档案资料的要求、套数、交验等问题列入合同。

第三章文件材料形成、收集、整理
第十一条建设工程项目中应归档保存的技术文件材料的形成，要做到及时、完整、准确、符合归档要求。
第十二条建设工程项目档案资料收集范围参照国家档案局、国家计委（1988）4号文件及邮电部（1987）厅发字8号文件执行。
第十三条建设工程项目档案资料的整理
（一）建设工程项目实行总承包的，各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料，交总包单位汇总、整理。竣工时由总包单位向建设单位提交完整、准确的项目档案资料。
实行工程现场指挥机构管理的建设工程项目，竣工时由现场指挥机构向建设单位提交完整准确的项目档案资料。
（二）建设工程项目由建设单位分别向几个单位发包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的档案资料，交建设单位汇总整理，或由建设单位委托一个承包单位汇总整理。
（三）竣工图按国家基本建设委员会（82）建发施字50号文件规定绘制；要做到竣工图图物相符，技术文件材料图样清晰、字迹清楚，不得用易褪色变质的材料书写、绘制。
（四）案卷要求分类科学，组卷合理。卷内文件按形成规律排列有序。各单项工程文字材料按项目、竣工图按专业分门别类合理地组成若干卷册。
（五）上级主管部门下达的工程建设依据文件只有一份时，由主送单位存档。红线图、土地使用证等原件只有一份时，必须存建设单位，其它单位根据需要存复印件，复印件上注明原件保存单位并加盖建设单位公章。
第十四条案卷质量要求：
（一）案卷构成规范参照ＧＢ／Ｔ11822—89《科学技术档案案卷构成一般要求》执行。
（二）案卷页号编写位置：单面书写的文件材料在右上角；双面书写的文件材料正面的右上角，背面在左上角。
（三）设备随机资料已装订并利于长期保存的可保持原样，不须重新装订。
（四）外文资料题名要译成中文，案卷脊背须标明档号。

第四章档案资料的验收
第十五条建设工程项目档案的验收是工程验收的重要组成部分。须与建设项目的单项工程验收、初步验收、竣工验收同步进行。如果工程规模大，产生的档案资料多，也可在工程初验后，竣工验收前进行档案资料的预验收。
第十六条建设工程项目档案资料验收的组织
（一）建设工程项目初步验收时档案资料的验收由上级或本单位档案部门组织。
（二）建设工程项目竣工验收时档案资料的验收在验收委员会或验收领导小组的统一领导下，部管工程由邮电部档案部门会同相关省（自治区、直辖市）邮电管理局档案部门组织；省管工程项目由省（自治区、直辖市）邮电管理局档案部门组织；省以下各单位所管工程项目档案资料的竣工验收，均由上级或本单位档案部门组织。
（三）建设工程项目单项工程验收中的档案验收均由建设单位档案部门组织或委托工程管理部门档案人员负责。
第十七条建设工程项目档案验收的要求：
档案须完整、准确、系统，案卷质量符合归档要求。
第十八条建设工程项目档案验收的步骤方法
（一）验收准备
由建设单位工程管理部门会同设计、施工单位整理汇总全部建设工程项目竣工资料和有关文件，装订成册、分类编目。
（二）初步验收
在建设工程项目验收委员会或验收领导小组统一领导下，组成档案资料验收组，由档案行政管理部门、主管部门的档案机构和建设单位、生产（使用）单位、质量检查部门、设计、施工等单位的人员组成，按验收程序对档案资料进行审查、验收。
档案资料的初验要形成书面报告，内容包括：建设工程项目档案的组织管理，文件材料的形成，收集、整理、立卷归档和竣工档案材料情况（包括竣工图的编制及质量）、存在的问题、整改要求。整改条款要落实到相关单位，并限期完成。建设单位档案部门要负责督促、检查。
（三）竣工验收
档案资料验收组根据初验或预验报告，对建设工程项目档案进行检查评估后，将结论性意见向验收委员会或验收领导小组汇报。建设工程项目竣工验收结论中要有关于档案情况评价，竣工验收证书上须有档案验收负责人签字。
（四）验收检查范围视建设工程项目规模和案卷数量确定，案卷总数在500卷（含500卷）以上的，抽查15％；案卷总数在300至500卷的（含300卷），抽查30％；案卷总数在100至300卷的（含100卷），抽查50％；100卷以下的全部检查。
第十九条档案不完整、不准确，没有编制竣工图的，主管部门不得批准验收，不能评定全优工程；档案部门未出据有关证明，建设单位不得办理工程结算或拒付相应的款项。
第二十条档案资料未能通过验收的，档案资料验收组须向验收委员会或验收领导小组提出建设工程项目不予验收的书面报告。

第五章建设单位档案的立卷归档、移交
第二十一条建设单位在工程管理部门应在竣工验收后三个月内，按规定套数，将建设工程项目档案资料向建设单位档案部门归档。国家、部重点工程的档案需3—4套；省（自治区、直辖市）管工程档案需2—3套；地（市）、县邮电局管工程档案需1—2套。
第二十二条归档的建设工程项目档案由各级档案部门按有关规定向相关部门移交；其中正本存建设单位，跨省、区、市干线工程的档案正本分别由相关的省、区、市邮电档案馆（室）保管。

第六章奖励与惩处
第二十三条凡邮电建设工程项目档案资料达到齐全、完整、准确，整理规范，归档及时、保管安全、方便利用的，应对工程管理部门负责人和有关专（兼）职档案员通报表扬或奖励。
第二十四条凡建设工程项目档案资料未能通过验收的，应追究工程管理部门负责人和有关档案员的责任，视具体问题给予通报批评或处罚。
第二十五条凡是造成建设工程项目文件材料损毁、丢失和据为己有的，应按《中华人民共和国档案法》第二十二条追究其法律责任。

第七章附则
第二十六条本办法的依据是《中华人民共和国档案法》和国家档案局、国家计委印发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》，《建设项目竣工验收办法》，《建设项目（工程）档案资料验收办法》等法律法规。
第二十七条本办法由邮电部办公厅负责解释。
第二十八条本办法自公布之日起施行。

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