黑龙江省哈尔滨市人大常委会


哈尔滨市档案管理条例

（2003年4月22日哈尔滨市第十二届人民代表大会常务委员会第二次会议通过 2003年6月20日黑龙江省第十届人民代表大会常务委员会第三次会议批准 2003年6月24日哈尔滨市人民代表大会常务委员会公告第6号公布）


第一条 为了加强对档案的管理，有效地保护和利用档案，促进档案事业的发展，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《黑龙江省档案管理条例》等有关法律、法规，结合我市实际，制定本条例。
第二条 本市行政区域内的机关、团体、企业事业单位、其他组织和个人，均应当遵守本条例。
第三条 本条例所称档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第四条 本条例由市档案行政管理部门负责组织实施。
区、县（市）档案行政管理部门按照职责分工，负责档案的管理工作。
计划、财政、人事等有关行政管理部门应当依据各自的职责，配合做好档案的管理工作。
第五条 鼓励单位和个人向市或者区、县（市）综合档案馆和专业档案馆捐赠其所有的档案。
捐赠重要或者珍贵档案的，市或者区、县（市）人民政府、档案行政管理部门或者接受捐赠的单位予以奖励。
第六条 档案管理实行登记制度。
机关、团体、企业事业单位和其他组织应当在接到档案行政管理部门档案登记的书面通知之日起三十日内，办理登记手续。
登记事项发生变化应当在变化之日起十五日内，向原登记部门办理变更或者撤销登记手续。
第七条 机关、团体、企业事业单位和其他组织在职务活动中形成的应当归档的材料，由本单位的文书或者业务机构工作人员收集、整理，按照规定时限移交本单位的档案工作机构或者档案工作人员集中管理。
第八条 有下列情况之一的，档案行政管理部门应当协助有关单位做好档案材料的收集、整理和归档工作：
（一）行政区划的变动；
（二）重要单位的建立、变更或者撤销；
（三）列入市或者区、县（市）的重点建设工程、重大科学技术研究、重要技术改造和重要设备更新项目的立项；
（四）举办或者承办具有重大影响的活动；
（五）本系统或者辖区内发生的重大事件；
（六）其他应当通报的事项。
第九条 市或者区、县（市）人民政府确定的重点建设工程、重大科学技术研究、重要技术改造和重要设备更新等项目的档案，应当由档案行政管理部门和项目单位主管部门进行验收。
对档案验收中发现的问题，项目单位应当在工程验收前予以解决。
第十条 机关、团体和其他组织机构撤销、合并，应当在档案行政管理部门监督指导下处置档案，并按照国家和省的有关规定向综合档案馆移交档案，不得随意截留、转移或者销毁。
第十一条 国有企业事业单位形成的档案归国家所有。
国有企业事业单位发生产权变动时，应当在同级国有资产管理部门和档案行政管理部门的监督指导下，对其档案进行清理、处置。
第十二条 企业事业单位终止，其单位档案应当向当地综合档案馆移交；其中属于中外合资、合作企业，也可以交由原中方保存。
企业事业单位终止，其人事档案应当移交给人事或者社会劳动保障部门保管。
第十三条 区、县（市）综合档案馆、专业档案馆，应当在每年一季度向市综合档案馆报送档案目录。企业事业单位档案馆及其他档案机构，应当每三年向市或者区、县（市）综合档案馆报送档案目录。
区、县（市）综合档案馆、专业档案馆和企业事业单位档案馆及其他档案机构，应当按照规定向档案行政管理部门报送档案统计报表。
第十四条 机关、团体、企业事业单位和其他组织应当按照下列规定移交档案：
（一）列入市综合档案馆接收范围的档案，自形成之日起满20年即向市综合档案馆移交；
（二）列入区、县（市）综合档案馆接收范围的档案，自形成之日起满10年即向区、县（市）综合档案馆移交；
（三）列入专业档案馆接收范围的档案，按照国家有关档案接收年限规定向专业档案馆移交；
（四）列为永久保管的有关单位业务档案，自形成之日起满30年向综合档案馆移交，国家另有规定的除外。
上述列入档案馆接收范围的档案，由档案行政管理部门定期公布。
第十五条 向综合档案馆移交相关材料和物品，应当遵守下列规定：
（一）公开出版的期刊、报纸、各种政策法规汇编、文集、史志、年鉴等资料出版后1年内移交两套；
（二）授予和赠予市或者区、县（市）人民政府的奖状、荣誉证书等有纪念意义和凭证性实物10年内移交；
（三）党和国家领导人及省主要领导人来本市视察、外国国家元首和政府首脑来本市参观访问、友好城市与本市重要往来、在本市召开的国际性、全国性和地区性重要会议、全市性重大活动形成的题词和照片、录音带、录像带等文字、音像材料，以及反映本市经济社会各项事业发展情况和具有历史性保存价值的照片等资料1年内移交。
第十六条 各级各类档案馆和各单位档案机构应当配置适宜档案安全保存的专门库房和必要设施，防止档案破损、褪变、霉变或者散失。
第十七条 不具备保管条件，可能影响档案安全的，档案行政管理部门可以采取下列措施：
（一）属于国家所有并已列入档案馆收集范围的档案，由有关档案馆提前接收入馆；未列入档案馆收集范围的档案，由有关档案馆代为保管；
（二）属于集体和个人所有并对国家和社会具有保存价值或者应当保密的档案，由有关档案馆代为保管；必要时，可以收购或者征购。
第十八条 超过保管期限的档案，由保管档案的单位组织档案管理专业人员进行鉴定、登记造册，经单位负责人批准后，方可销毁。
销毁档案应当到指定地点，并由两人负责监销，监销人员应当在销毁清册上签字。
应当销毁的档案在销毁前，应当妥善保管，不得出卖、赠送。
第十九条 机关、团体、企业事业单位、其他组织和个人对档案界定及进馆档案范围有异议的，可以向档案行政管理部门申请认定。
第二十条 机关、团体、企业事业单位和其他组织人事档案发生丢失、损毁的，有关单位应当及时采取补救措施。
补救材料由市人民政府指定的市级行政管理部门予以认定或者批准。具体认定办法由市人民政府另行制定。
经认定的补救材料与原档案具有同等的法律效力。
第二十一条 综合档案馆、专业档案馆应当建立档案信息服务网络，组织编辑出版档案史料，定期公布开放档案目录，简化查阅手续，为档案利用提供便利条件。
第二十二条 综合档案馆、专业档案馆保管的经济、技术、文化、科学等类档案，应当按照国家规定向社会开放，涉及国家安全或者重大利益的除外。
第二十三条 综合档案馆的现行文件阅览中心，应当向社会提供公开查询服务。移交现行文件的有关单位应当给予协助和配合。
第二十四条 机关、团体、企业事业单位或者其他组织及个人查阅综合档案馆、专业档案馆保存的档案，应当遵守下列规定：
（一）不得泄露属于保密的档案内容；
（二）不得篡改、损毁、变造、伪造档案；
（三）未经档案馆批准，不得抄录、复制档案。
机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案室，应当按照前款规定建立相应的档案查阅制度。
第二十五条 档案工作人员利用职务便利，篡改、损毁、变造和伪造档案，依照有关规定从重处罚。
第二十六条 违反本条例规定有下列行为之一的，由市或者区、县（市）档案行政管理部门责令限期改正；逾期不改正的，对单位处以2000元以上5000元以下罚款；对直接责任人员处以100元以上500元以下罚款：
（一）未按规定报送档案目录、档案统计报表的；
（二）未按规定向档案馆移交材料和物品的。
第二十七条 违反本条例规定未配置适宜档案安全保存的专门库房和必要设施，造成档案破损、褪变、霉变或者散失的，由市或者区、县（市）档案行政管理部门责令限期改正，并对单位处以10000元以上50000元以下罚款。
第二十八条 违反本条例规定将应当销毁的国家所有或者列入国家监管范围的档案出卖、赠送的，由市或者区、县（市）档案行政管理部门追回被出卖、赠送的档案并对单位处以10000元以上100000元以下罚款；对直接责任人员处以500元以上5000元以下罚款，有违法所得的，没收违法所得。应当销毁的档案在销毁前遗失的，对单位处以10000元以上50000万元以下罚款；对直接责任人员处以500元以上3000元以下罚款。
第二十九条 违反档案管理规定造成档案损失的，市或者区、县（市）档案行政管理部门根据档案的价值、数量，责令其赔偿损失。
第三十条 档案管理人员滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊，由其所在单位或者上级主管部门给予行政处分。
第三十一条 档案行政管理部门对档案管理违法行为做出相应行政处罚决定前，应当按照《中华人民共和国行政处罚法》和国家、省有关听证程序的规定，告知当事人有要求举行听证的权利；当事人要求听证的，档案行政管理部门应当按照规定的程序组织听证。
第三十二条 当事人对行政处罚决定不服，可以依法申请行政复议或者提起行政诉讼。
第三十三条 罚没使用的票据和罚没的处理，按照国家和省的有关规定执行。
第三十四条 本条例自2003年9月1日起施行。



随着信息技术产业的兴起，司法证明的舞台上出现了新的事物，即电子证据。电子证据的出现给我国甚至世界各国都带来了一系列的证据法问题。电子证据作为证据使用，法学理论与司法实践中均没有异议。电子证据作为体现现代科技进步与司法制度结晶的成果被广泛地运用于诉讼之中，在司法实践中发挥着越来越重要的作用。然而，我国现有民事诉讼证据制度涉及到电子证据的规定相对比较简单，而且内容存在着许多冲突。在电子证据的法律定位上，理论界存在“视听资料说”、“书证说”“混合证据说”、“独立证据说”等学说的争论。从长远来看，“独立证据说”应该成为我国电子证据立法和司法理论的基础。对电子证据的证据能力（证据资格）即客观性、关联性、合法性进行评判，对反映电子证据作为证明手段用以证明待证事实所体现的价值大小和作用的强弱程度没有统一的规范可依，有学者认为电子证据可以作为直接证据，也有学者的观点认为电子证据只能作为间接证据使用，从而影响我国民事诉讼效率和诉讼目的的实现。基于当前我国电子证据的制度立法和实践混乱的现状，本文以前人的研究为基础，就电子证据在我国民事诉讼程序和司法实践中遇到的法律问题进行了探讨，在分析当前学界众说的基础上，提出了应将我国电子证据作为一种独立证据，为此应完善我国电子证据的相关立法，赋予电子证据独立的法定证据地位，以适应社会、科技和法律自身发展的需要。

　　一、电子证据的概念

　　电子证据的概念，可谓众说纷纭。有学者认为电子证据是以电子形式存在的用作证据使用的一切材料及其派生物，或者说是借助电子技术或电子设备而形成的一切证据，也有学者认为是借助于现代数字化电子信息技术及其存储、处理、传输、输出的一切证据，还有学者认为是计算机产生的证据，即以电子计算机为载体，以计算机数据为表现、储存、传输形式的证据种类。①具体来说，司法实践中常见的电子证据可分为三类：一是与现代通信技术有关的电子证据，如电传资料、传真资料、手机录音证据等到二是与计算机技术或网络技术有关的电子证据，如电子邮件、电子数据交换等；三是与广播技术、电视技术、电影技术等其他现代信息技术有关的电子证据。②

　　二、电子证据的特性

　　1、准确性：电子证据少受主观因素的影响，可以避免传统证据的弊端，这使得其具有很强的证据价值。

　　2、形式多样性：不同的电子证据有着不同的表现形式。

　　3、无形性：电子证据是被数字化了的信息。信息在进行存储、运算的过程中，必须用特定的编码表示。在这一过程中，一切信息都是由这些不可见的编码来传递。手机短信、电报传真本身也不是有形物质，都需要借助手机、纸张待实物使其可见、可读、可储存或保全。③

　　4、无限地快速传递性：电子证据可在虚拟空间里传播，可且传播速度惊人，它提高了电子证据的使用效率。

　　三、电子证据的法律定位

　　（一）理论观点

　　从上述关于电子证据法律法规的规定可以看出，我国对电子证据的法律定位不一致，对电子证据的法律定位，仁者见仁，智者见智。目前，对电子证据的定位主要有以下五种观点。

　　1、视听资料说。将电子证据归入视听资料，是因为两者都需借助一定的工具或以一定的手段转化后才能被人们所感知，二者的承载媒介是相同的。

　　2、书证说。电子证据和书证虽然二者的存储形式不同，但有相同的功能，即反映所记载的内容，而且能够反映相同的内容。我国《合同法》第十一条也是将电子证据归入书证。

　　3、鉴定结论说。有少数学者将电子证据归为鉴定结论。持这种观点的理由：“是如果法院或诉讼当事人对电子数据的可信性有怀疑，可由法院指定专家进行鉴定，然后由法院确定其能否作为认定事实的根据。”④

　　4、混合证据说。混合证据说认为电子证据不应当作为一种独立的证据形态，而应分散于各种传统证据当中，电子证据与传统证据相比，不同之处是在于载体方式方面，而非证明机制方面。该学说根据电子证据的形式将其分别归属于书证、视听资料、勘验检查笔录和鉴定结论证据。

　　5、独立证据说。独立证据说所持的观点是，现有的七种证据类型都不能完全反映电子证据的内涵和特征，而且，电子证据的表现形式正在锁着网络和信息技术的发展而变得越来越丰富。人们的生活方式的方方面面都正在渗透着电子证据的身影，因此应该根据电子证据的特殊性，将其规定为一种独立的证据类型，并且规范配套的程序。而且独立证据说便于在法律上能够统一对电子证据的证据属性、证据的收集、举证、质证、认证等方面作出明确规定，以确保电子证据在符合各项规定的前提下，为司法实践所认可。⑤

　　（二）审判实践中的司法应对

　　在当前电子证据理论界观点百家争鸣，法律界没有法律规定的情况下，司法实践无法将电子证据归为法定的某一类型。笔者认为，电子证据应作为一种独立的证据予以固定下来。因为任何一种传统的证据都无法将电子证据完全囊括进去，电子证据在司法活动中将起到越来越重要的作用，就我国民事诉讼来看，七种证据类型除物证、视听资料外的外在表现形式都有可能表现为书面形式，但这并不妨碍它们因其自身的特征而单独成为一种证据，为了司法活动的需要，确立电子证据独立的收集、证明规则。法官在进行电子证据证明力认定时，必须首先对已经采纳的证据包括电子证据进行分类，考察能否达到证明标准。在判断电子证据的证据效力时，应审查其取得途径是否合法，只有符合法律程序的证据，才会被法庭采用；审查电子证据的来源以及电子证据本身的技术含量及加密条件、加密方法，是否有被修改的情况。对于电子证据的收集、判断、运用，有一个逐步完善、逐步规范的过程，在很大程度上有赖于技术的发展和推广。⑥因此，将来对电子证据进行立法时，既要有超前性又不失灵活性，不宜制定过于量化的条款。

　　四、完善我国民事诉讼电子证据的建议

　　由于司法实践中存在着大量的电子证据，对法院的审理带来前所未有的挑战，为此应完善我国民事诉讼电子证据。

　　（一）完善立法，修订我国《民事诉讼法》第六十三条的规定

　　由于电子证据成为一种法定证据是大势所趋，应该从社会发展与法律自身发展的要求出发，需要及时地在立法中确立电子证据的法律地位，在修改《民事诉讼法》对六十三条进行修改，在“勘验笔录”的后面增加“电子数据”，的规定，使电子证据成为一种新的法定证据形式，并给其作出定义。⑦同时，相关法律、法规司法解释要进一步完善，明确电子证据的收集、取证、审查、鉴定及其他相关规则，规定电子证据在什么情形下具有可采性，什么情形下不具有可采性，并借鉴其他国家的立法经验，制定相应的排除规则以及排除规则的例外情形。

　　当然，立法不是一蹴而就的，需要经过较为漫长的过程才能实现，目前在立法不能迅速通过的情形下，可以继续用司法解释的形式指导实践，待到立法成熟时再加以整合。

　　（二）将电子证据规则的构建融入到整个证据立法的进程中

　　由于我国证据立法本身不健全，可将电子证据规则的构建融入到整个证据立法的进程中。同时，由于电子证据亦属于科技立法的范畴，也应关注其与信息科技立法的整体性配套。在立法模式上，我国针对电子证据的专门立法仅有民商事领域的《电子签章法》，体系缺位，法典基础不足，因此可考虑先以部门规章、行政规章的形式解决不同领域内的电子证据问题，再过渡到出台专门性的电子证据司法解释，最后形成单行电子证据立法。